酒店實現(xiàn)成功經(jīng)營的關(guān)鍵是什么？不同的人會有不同的答案，而大多數(shù)人都會提到顧客體驗。這不無道理。但酒店在前臺為顧客提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時，也離不開后臺的順利運轉(zhuǎn)。

(資料圖)

今天我們來了解一下采購到支付的流程，看看酒店該如何優(yōu)化系統(tǒng)，以及實現(xiàn)自動化后能夠產(chǎn)生的效益。

什么是“采購到支付”？

采購到支付（procure-to-pay）是指，企業(yè)從識別需求、申請采購到最終為所需產(chǎn)品和服務(wù)付款，期間所涉及的系統(tǒng)化流程。

采購到支付并不包括采購的所有環(huán)節(jié)，其重點是流程中的采購、對賬和付款部分。

戰(zhàn)略采購、生命周期評估、供應(yīng)商對接和供應(yīng)鏈管理，并不在采購到支付的范疇。

采購到支付的步驟

標(biāo)準(zhǔn)化流程可以減少不必要的開支，提升采購效率，推動訂單和供應(yīng)商管理，最終提高產(chǎn)出。

常規(guī)化的采購到支付流程包含以下幾個步驟：

1. 確定業(yè)務(wù)需求：相關(guān)人員認(rèn)為需要某項產(chǎn)品和服務(wù)來完成工作，他們可能會自行評估最合適的產(chǎn)品和服務(wù)。

2. 需求申請：相關(guān)人員正式提交采購申請，開啟審批和采購流程。

3. 審批通過：請購單經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化審批流程，得到所有相關(guān)部門和人員的批準(zhǔn)，之后由財務(wù)部發(fā)放資金。

4. 創(chuàng)建采購單：獲批后，相關(guān)人員開立正式采購單（PO），注明訂單處理和貨物交付所需的所有信息。

5. 采購單獲批：采購需求獲批后，完整的PO通常需單獨進(jìn)行評估和審核，以減少錯誤，明確要求，確保采購和對賬過程更順利。PO獲批后，就會發(fā)送給供應(yīng)商。

6. 收貨：供應(yīng)商完成訂單并交付，收貨方進(jìn)行檢查、核對，如果出現(xiàn)不對等或質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的情況，收貨方可以拒絕簽收。

7. 評估供應(yīng)商的表現(xiàn)：貨物簽收、核對完成后，對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評估，包括是否按時交貨、訂單準(zhǔn)確度、產(chǎn)品質(zhì)量及完好程度，等等。所有問題都可以在該環(huán)節(jié)提出，并作為以后采購決策的參考。

8. 發(fā)票審批：該環(huán)節(jié)檢查貨物與請購單、采購單及發(fā)票上的信息是否一致，如果完全匹配，財會部門就可以開發(fā)票。

9. 向供應(yīng)商付款：這是采購到支付過程的最后一步。采購方根據(jù)采購訂單或合同條款，將審批的款項支付給供應(yīng)商。有時候，企業(yè)及時支付發(fā)票款項，也可以獲得付款折扣等權(quán)益。

如何優(yōu)化采購到支付流程？

1. 建立標(biāo)準(zhǔn)化審批流程

創(chuàng)造良好的環(huán)境，讓員工能夠得到所需的支持確保采購申請符合預(yù)算和實際需求降低從不知名的供應(yīng)商那里進(jìn)行采購的風(fēng)險，避免未經(jīng)批準(zhǔn)的采購行為提高數(shù)據(jù)透明度，減少冗余信息，讓財務(wù)部門進(jìn)行追蹤、分析、預(yù)測支出

該流程無需事無巨細(xì)地列明所有事項，只需制定審批框架，讓提出申請的人有心理預(yù)期。整個流程應(yīng)該便于執(zhí)行、追蹤，且適用于每次采購，能夠不斷完善采購到支付的流程。

整個審批流程需包括：

標(biāo)準(zhǔn)化申請表，列明所有必要信息啟動申請和審批的第一責(zé)任人詳細(xì)說明獲得審批需滿足的條件復(fù)盤過程，對整個采購過程進(jìn)行評價，推進(jìn)與供應(yīng)商的合作關(guān)系，更新供應(yīng)商列表

2. 列出每個部門的職責(zé)

每個采購審核部門都有各自的標(biāo)準(zhǔn)化要求，這對于確保高質(zhì)量采購、降低風(fēng)險十分重要。相關(guān)人員和部門及要求可能包括：

內(nèi)部部門主管：根據(jù)當(dāng)前技術(shù)系統(tǒng)或合作協(xié)議，選出最佳供應(yīng)商或整合資源。法務(wù)：列出執(zhí)行合同保護(hù)機(jī)制的詳細(xì)條款，包括服務(wù)水平協(xié)議、停工條款、災(zāi)后恢復(fù)職責(zé)、仲裁，等等。安全：完成供應(yīng)商問卷，評估安全和風(fēng)險管理門檻。財務(wù)：預(yù)算或項目關(guān)鍵節(jié)點報告，輔助制定預(yù)算和預(yù)測。

要確保順利通過審批，要在同一個地方列明這些要求并歸檔。

將對各部門的要求列入整個流程中，有助于相關(guān)人員形成清晰的認(rèn)知并提前準(zhǔn)備，從而減少無效溝通，防止采購延期，提升整體效率。

3. 推進(jìn)流程自動化

隨著公司業(yè)務(wù)的擴(kuò)張，采購流程及合同管理會隨之變得更加復(fù)雜，相關(guān)部門的工作量也會加大，手動處理采購到支付流程就會心有余而力不足。

這時候就需要考慮實現(xiàn)流程自動化。這不僅可以減輕采購人員的負(fù)擔(dān)，還能夠讓核心職能團(tuán)隊將時間留給更有價值的事情。

采購到支付自動化軟件如何運作？

采購軟件會創(chuàng)建一個中心化、自動化流程，涵蓋選品到支付的系列環(huán)節(jié)。

在前端，該系統(tǒng)會通過云系統(tǒng)自動推進(jìn)采購流程。用戶可以登陸合作供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫的物品目錄頁面，并根據(jù)預(yù)算和參數(shù)下單。

該系統(tǒng)比較靈活，管理者能夠根據(jù)用戶、部門、類別或位置等參數(shù)設(shè)置規(guī)則。

在后端，采購到支付軟件則可以對很多重復(fù)、手動流程進(jìn)行自動化處理。在產(chǎn)品目錄頁面下單后，就會進(jìn)入自動化審核流程，審批通過且交貨完成后，可以在系統(tǒng)內(nèi)審核發(fā)票、對賬，然后由系統(tǒng)自動完成支付。

該系統(tǒng)采用AI和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，自動處理數(shù)千張發(fā)票，確保流程準(zhǔn)確，信息一致，自動完成支付，無需員工手動輸入信息。

電子發(fā)票也能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一支付。

采購到支付的自動化有哪些益處？

采用自動化電子采購系統(tǒng)，能夠提升每個環(huán)節(jié)的效率。

具體來說，它能帶來的益處包括：

確保采購過程與預(yù)算、規(guī)范和合作供應(yīng)商列表保持一致當(dāng)需要從不同地方采購時，可能提高供應(yīng)鏈管理效率降低發(fā)票開具成本通過整合發(fā)票和支付流程，穩(wěn)定并提升現(xiàn)金流降低成本，增加收入實時查看數(shù)據(jù)并確保同步，便于支出管理

采購到支付軟件的價值不僅在于提升效率，確保采購品質(zhì)，還能夠降低成本，減少企業(yè)內(nèi)部不必要的支出。

參考資料：1.BirchStreet Systems, the Procure-to-Pay Automation Platform That Is Leading the Way to a More Automated Future for Hospitality and Travel. (Hospitality Net)2.What is Procure-To-Pay and How Companies Are Automating It. (Order)